Đã sử dụng máy tính, chúng ta đều đã quen thuộc sử dụng phần mềm Office. Office 2007, 2010, 2016 luôn là phần mềm cần thiết khi sử dụng máy tính. Từ khoảng 5 năm trước, Microsoft đã phát hành Microsoft Office 365 sử dụng công nghệ đám mây. Phần mềm mới này có thể khiến nhiều bạn ngỡ ngàng vì không hiểu Office 365 khác biệt gì với phiên bản Office 2007 vẫn dùng từ hàng lúc có Windows đến nay. Và có nên sử dụng Office 365 thay cho Office 2016/2019 không?
Nhằm giúp các bạn phân biệt được sự khác biệt của phần mềm Office truyền thống (Office 2010, 2016, 2019) và Office 365, chúng tôi chia sẻ sau đây chia sẻ của một bạn làm việc văn phòng sau một năm sử dụng Microsoft Office 365 (nay gọi là Microsoft 365).
Mục đích ban đầu là tôi mua Microsoft 365 Personal để đồng bộ dữ liệu giữa các máy tính qua OneDrive, đồng thời sử dụng các phần mềm Word, Excel có tính năng lưu dữ liệu trực tiếp lên cloud. Bài viết sau chia sẻ cảm nhận của tôi về sự khác biệt giữa Microsoft 365 Personal và phần mềm truyền thống Office 2019.
Phiên bản Office 2019 truyền thống chỉ cài trên máy tính khác gì Microsoft 365 (Office 365) với công nghệ cloud
Sự khác biệt giữa Office 2019 và Microsoft 365 Personal là gì?
Khác biệt về giấy phép bản quyền Office: "Thuê bao Microsoft 365 Personal hàng tháng (hoặc hàng năm) và mua Office 2019 bản quyền vĩnh viễn. Có thể hiểu cơ bản là phần mềm Microsoft 365 là phần mềm Office truyền thống có thêm các tính năng lưu dữ liệu online, phần mềm online để người sử dụng có thể sử dụng điện thoại thông minh/máy tính bảng/laptop/PC đều làm việc giống nhau mà không phải copy dữ liệu qua lại. Nhờ đó dữ liệu của người sử dụng cũng được an toàn nếu chẳng may thiết bị có sự cố.
Microsoft 365 = Microsoft Office 2019 + tính năng đám mây(lưu dữ liệu online, phần mềm Office online, người sử dụng với thiết bị khác nhau truy cập dữ liệu chung dễ dàng, chia sẻ dữ liệu và làm việc nhóm thuận tiện)
Lợi ích của Microsoft 365 Personal
Các ứng dụng Office trong gói Microsoft 365 Personal
- Luôn có phiên bản phần mềm Office mới nhất.
- Có tất cả các ứng dụng Office: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access.
- Ổ lưu trữ trực tuyến OneDrive 1TB để sao lưu, chia sẽ dữ liệu, và đồng bộ file giữa các thiết bị (dữ liệu được lưu trên máy tính dồng thời được đồng bộ lên OneDrive, giống Dropbox).
- Có 60 phút gọi Skype miễn phí mỗi tháng.
- Bộ ứng dụng Office được cài đặt không giới hạn trên nhiều thiết bị (tối đa 5 thiết bị đồng thời)
- Tương thích với Windows 10, Windows 8.1, Windows 7, Mac OS.
- Chi phí ban đầu thấp.
- Có thể hủy đăng ký bất cứ lúc nào.
Điểm cần nhớ khi sử dụng Microsoft 365 Personal
Một giấy phép sử dụng Microsoft 365 Personal 01 năm được bán online
- Cần nhớ đóng phí định kỳ (130.000đ/tháng hoặc 1.300.000đ/năm) để duy trì dịch vụ. Nếu bạn chọn mua phiên bản Office 2019 bản quyền vĩnh viến thì cân nhắc các lợi ích và hạn chế của Microsoft Office 2019 so với Microsoft 365 như sau đây.
Lợi ích của Office 2019
Hai cột bên phải là phiên bản Office chỉ cài trên PC và máy Mac
- Mua giấy phép bản quyền một lần sử dụng mãi mãi, nên không cần khoản thanh toán nào khác.
Hạn chế của Office 2019
Một giấy phép sử dụng Microsoft Office Proffesional được bán
- Office 2019 không thay đổi và không được cập nhật khi có phiên bản Office mới hơn.
- Không có ổ lưu trữ trực tuyến OneDrive 1TB.
- Không có Skype trong 60 phút mỗi tháng.
- Chỉ được cài đặt tối đa trên 02 thiết bị đồng thời.
- Chỉ tương thích với Windows 10.
- Vì nó là một khoản thanh toán một lần, giá mua rất cao. Office Personal 2019 có giá 12 triệu mặc dù chỉ có ba phần mềm: Word, Excel, PowerPoint,OenNotes và Outlook.
5 lý do tại sao tôi mua Microsoft 365 Personal
Từ những ưu điểm và hạn chế của các bộ phần mềm Office trên đây, bạn có thể cảm thấy rằng Office 2019 dường như có lợi hơn Microsoft 365 Personal vì Office 2019 chỉ phải thanh toán một lần. Vậy tại sao tôi lại chọn Microsoft 365 Personal?
Lý do 1: Tôi không phải lo lắng về việc Microsoft kết thúc hỗ trợ phần mềm Office
Sau khi mua giấy phép bản quyền vĩnh viễn Office 2019, tôi có thể sử dụng nó mãi mãi nhưng không được nâng cấp lên phiên bản mới hơn. Vì Microsoft sẽ phát hành phiên bản mới của Microsoft Office sau khoảng 2 năm đến 3 năm một lần và thời gian Microsoft hỗ trợ cho các phiên bản Office cũ sẽ hết.
Thời gian Microsoft hỗ trợ sẽ kết thúc sau khoảng 5 năm từ thời điểm ra mắt sản phẩm Office. Khi thời hạn hỗ trợ cho Office 2019 kết thúc, việc sử dụng Office 2019 sau đó sẽ khó khăn hơn do không được cập nhật. Do đó, bạn có thể phải bỏ ra một số tiền lớn để thay thế Office 2019 bằng một phiên bản mới cứ sau 2 đến 3 năm.
Đó là lý do tại sao tôi chọn Microsoft 365 Personal vì tôi không phải lo lắng về cập nhật phần mềm vì tôi luôn được sử dụng phiên bản phần mềm Office mới nhất với Microsoft 365.
Lý do 2: Tất cả các ứng dụng Office hiện đại đều sẵn dùng
Với mức giá 130.000đ mỗi tháng hoặc 1,3 triệu đồng mỗi năm, bạn luôn có thể sử dụng phiên bản mới nhất của Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access, Outlook và tất cả các ứng dụng văn phòng.
Trong khi đó, Office Professional 2019 có sẵn cho tất cả các ứng dụng văn phòng Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Access (chỉ dành cho PC chạy Windows) và Publisher (chỉ dành cho PC chạy Windows) với mức giá gần 12.000.000đ.
Đó là lý do tại sao tôi mua Microsoft 365 Personal.
Lý do 3: Microsoft 365 được cài đặt trên nhiều thiết bị, truy cập dữ liệu từ mọi thiết bị
Cài đặt Microsoft 365 Personal không giới hạn và có thể được sử dụng trên mọi thiết bị: Windows, Mac, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Office 2019 chỉ có thể được cài đặt trên các thiết bị Windows và Mac mà không cài được trên máy tính bảng và điện thoại thông minh.
Tôi sử dụng 02 máy tính và 02 điện thoại, vì vậy tôi đã mua Microsoft 365 Personal để cả 04 thiết bị được sử dụng phần mềm Office và file dữ liệu được đồng bộ nhất quán qua OneDrive.
Lý do 4: Các tính năng mới có sẵn ngay khi ra mắt
Microsoft 365 Personal cung cấp các tính năng mới của Microsoft Teams cũng như các chức năng AI và đám mây nâng cao.
- Microsoft Teams → phần mềm nhóm do Microsoft cung cấp. Microsoft Teams không những có khả năng trò chuyện với các thành viên, Teams còn bao gồm khả năng chia sẻ tài liệu, tổ chức cuộc gọi và hội thảo video, v.v.
- Trình soạn thảo Microsoft → kiểm tra ngữ pháp nâng cao
- Huấn luyện viên thuyết trình → cao độ đơn điệu và tinh chỉnh giọng nói để cho bạn lời khuyên trong các buổi diễn tập thuyết trình
- Phân tích tài chính trong Excel→ Quản lý và phân tích chi tiêu tiền của bạn trong Excel
Lý do 5: Có thể sử dụng thử miễn phí Microsoft 365 (01 tháng)
Các tính năng cao cấp của Office 365 trong thời gian sử dụng thử 30 ngày
Nếu bạn đang băn khoăn về việc mua Microsoft 365 Personal và muốn tiết kiệm nhiều hơn, hãy dùng thử bản dùng thử miễn phí một tháng. Microsoft 365 Personal có bản dùng thử miễn phí một tháng, nhưng sau khi cài đặt phiên bản dùng thử, nếu bạn nhập số sê-ri Microsoft 365 Personal, phiên bản dùng thử cho phép bạn sử dụng Microsoft 365 đủ các tính năng trong 30 ngày, sau thời hạn 30 ngày bạn có thể chọn trả phí để sử dụng tiếp hoặc không sử dụng được tính năng đầy đủ của Microsoft 365 nữa.
Cách đăng nhập vào Microsoft 365 Personal
Lần đầu tiên bạn sử dụng các ứng dụng Office sau khi cài đặt Microsoft 365 Personal, bạn sẽ cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft để kích hoạt. Nếu bạn đăng xuất khỏi tài khoản Microsoft, một số tính năng cao cấp sẽ không có, vì vậy hãy duy trì trạng thái đăng nhập tài khoản trong bộ Microsoft Office trên máy tính. Bài viết sau đây chỉ cho bạn cách đăng nhập vào Microsoft 365.
Tóm lại, trên đây lý do tại sao chúng tôi đã mua Microsoft 365 Personal sử dụng cho công việc.Hãy đừng e ngại đặt câu hỏi và chia sẻ về việc lựa chọn phần mềm Office của bạn nhé.
